Por REUNA
Las tecnologías de la información son un elemento que está presente en prácticamente todos los ámbitos de la sociedad y las universidades no han estado ajenas a su incorporación. Ya desde hace varios años se venían desarrollando procesos de digitalización al interior de las instituciones, y la pandemia del Covid19 actuó como catalizador, acelerando de manera revolucionaria la entrada de las TIC a la actividad universitaria.
Este profundo cambio de paradigma es la llamada “Transformación Digital”, entendida como el proceso mediante el cual estas entidades incorporan las tecnologías en todas las áreas de su quehacer, con el objetivo de optimizar sus procesos, mejorar su gestión interna y agregar valor a sus servicios. No obstante, el aspecto más complejo de la Transformación Digital es que implica un cambio de mentalidad de los equipos humanos, obligando a las instituciones a redefinir lo que hacen y cómo lo hacen.
“La Transformación Digital no recae sólo en la incorporación de tecnologías, sino que, para que efectivamente sea un proceso transformativo, el factor humano es fundamental, es la chispa que hace posible que esto ocurra. Y en este sentido, tenemos que ser respetuosos de que no existe una receta única e infalible, porque cada institución es un mundo, con diversas necesidades y fortalezas. Sin embargo, hemos identificado elementos transversales que son comunes en las instituciones que han avanzado exitosamente por procesos de este tipo: generar flujos de comunicación claros, incorporar en etapas tempranas a los equipos internos, levantar sus necesidades, generar procesos de nivelación de competencias, entre otros. En ese sentido, el mayor desafío para las universidades es el cambio cultural por el que deben transitar para lograr exitosamente la Transformación Digital, donde, junto con estos elementos, el involucramiento y liderazgo de las autoridades es fundamental”, explicó Isabel Briceño, jefa del Área de Adopción de la División de Gobierno Digital.
Este conjunto de cambios obliga a las instituciones a generar respuestas idóneas y saber actuar, tanto en los procesos de gestión administrativa, en temas como matrícula en línea y documentación digital, como en los procedimientos pedagógicos, en docencia e investigación, dando vida a nuevos modelos educativos y transformando sus operaciones, objetivos estratégicos y propuesta de valor.
El desafío de las universidades públicas
La Ley N° 21.180 sobre Transformación Digital del Estado, publicada el 11 de noviembre de 2019, y que entró en vigencia el 9 de junio de 2022, estableció un plazo de 5 años, desde su publicación, para que los procedimientos y actos administrativos del Estado deban realizarse por medios electrónicos por defecto, constituyendo el papel la excepción. Con esto, se busca otorgar mayor seguridad y celeridad a la entrega de servicios, y permitir el desarrollo de políticas públicas y un gobierno basado en datos, apoyándose en el principio de interoperabilidad para una mejor integración entre las instituciones públicas.
En 2022, la normativa antes mencionada fue modificada por la Ley N° 21.464, que estableció una nueva gradualidad para su puesta en marcha, al cambiar el orden de las fases de ejecución y establecer la incorporación de una Fase 0, de “preparación”, con el objetivo de que las instituciones puedan identificar sus procedimientos administrativos, sobre los cuales deberán trabajar en los años posteriores para llevarlos a soporte electrónico. Adicionalmente, definió como nuevo plazo final para su implementación: el 31 de diciembre del 2027.
Para la Universidad de Tarapacá, que ha sido elogiada por Gobierno Digital por ser una de las instituciones de educación superior estatales más avanzadas en este proceso, uno de los factores más importantes es contar con el apoyo de la alta dirección. “Sabemos que la Transformación Digital no es [solo] digital. Parte por muchas identificaciones internas de la organización, va por personas, gestión del cambio y también es importante destacar que necesitamos de plataformas de apoyo, ya sea internas o externas, como las provistas por Gobierno Digital, para dar solución a todos los procedimientos que hoy en día se tienen que redefinir en la Universidad. Entonces, es una etapa larga, y sabemos que muchas veces el tiempo apremia, por lo que es importante contar con el apoyo de los directivos, de los vicerrectores y del Rector, que son los que dan los lineamientos hacia dónde la Universidad tiene que ir, además de dar cumplimiento a la ley”, señaló Mauricio Arriagada, director de Gestión Digital y Transparencia de la UTA, en la charla virtual “Desafíos en la implementación de la Ley de Transformación Digital en las Universidades Públicas”, organizada por REUNA y Gobierno Digital en el mes de mayo.
En el caso de la Universidad de Valparaíso (UV), su trabajo en esta línea comenzó hace varios años, con la digitalización de diversos procesos críticos para la institución, como la matrícula de estudiantes nuevos y la inscripción semestral de asignaturas de los alumnos antiguos. Estos cambios se vieron potenciados en pandemia, con la utilización de plataformas que hasta antes de ese evento eran complementarias, como es el caso de Aula Virtual, que fue fundamental para el proceso enseñanza-aprendizaje, y la incorporación de Zoom, con el apoyo de REUNA.
Para consolidar el proceso de Transformación Digital, la UV fue un paso más allá y creó la Dirección General de Modernización y Transformación Digital, una orgánica institucional dedicada al tema y a necesidades urgentes, como la Ciberseguridad. “Hoy, dicha orgánica se encuentra en funcionamiento y estamos llevando a cabo planes de formación y concientización en Transformación Digital y Ciberseguridad, además de cambios en varios procesos con principios de mejora en la experiencia de usuario, disminución de papel y la adopción de la Ley 21.180”, detalló Marco Aravena, director general de Modernización y Transformación Digital de la UV.
Con base en su experiencia, el directivo menciona tres aspectos esenciales para el éxito en este proceso: “el apoyo de las altas autoridades de la institución (en el ámbito político, para la implementación de medidas, y también en temas presupuestarios); el respaldo de socios tecnológicos como REUNA, que permiten acelerar la adopción de nuevas tecnologías; y, por último, una comunidad universitaria que aprecie las tecnologías como un apoyo efectivo a la academia”, concluyó Aravena.
Comité de Transformación Digital de REUNA
En junio del presente año, y como parte de las iniciativas claves definidas en su Plan Estratégico 2022-2027, la Corporación lideró la conformación del Comité de Transformación Digital, con el objetivo de que este sea el punto de encuentro para proponer, discutir, acordar e impulsar las acciones que REUNA puede llevar adelante, para apoyar a sus instituciones asociadas en este ámbito. En concreto, sus líneas de acción son: Diagnóstico de Madurez Digital (Identificar el estado y brechas de los socios en materia de Transformación Digital), Compliance de la Ley de Transformación Digital, Concienciación (generar conocimiento abierto y disponible para toda la comunidad) y Alianzas (establecer acuerdos que permitan abordar las acciones de REUNA en sus socios y lograr economías de escala en los ámbitos de Transformación Digital de los socios).
“Hoy las instituciones de educación superior deben ser capaces de evolucionar para adaptarse a los nuevos tiempos y, en la medida de lo posible, adelantarse a las necesidades que tendrá su comunidad, agregando valor a sus servicios. En este contexto, la colaboración entre instituciones es un factor muy importante para que, como sistema, aborden los diversos desafíos que van surgiendo en este proceso, muchos de ellos comunes. Es por ello que, desde REUNA, estamos disponibles para generar estos espacios de cooperación y así avanzar juntos”, señaló Paola Arellano, directora ejecutiva de la Corporación.
Actualmente, este Comité está integrado por representantes de la Universidad de Tarapacá, Universidad Católica del Norte, Universidad de Valparaíso, Universidad Técnica Federico Santa María, Universidad de Chile y Universidad de Aysén.
